Archiefbeheer

Voor vragen rond stukken in architectuurarchieven kan u ons rechtstreeks contacteren via cvaa@vai.be. Op de CVAa-adviespagina's is al heel wat informatie verzameld, met onder andere een aparte sectie over de bewaring van maquettes en digitale architectuurarchieven. Maar ook op andere plekken kun je terecht.

Het ordenen van documenten en objecten zorgt er voor dat u ze later makkelijk terugvindt. Zeker wanneer u met meerdere mensen samenwerkt, is het belangrijk dat alles op een logische manier opgeborgen wordt zodat iedereen in het kantoor ze makkelijk kan raadplegen.
Hoewel papieren en elektronische archieven op slechts één project betrekking kunnen hebben en dus één projectdossier vormen, moeten ze naargelang het opslagmedium op de juiste manier worden opgeborgen. Om er voor te zorgen dat projectdossiers als een samenhangend geheel worden bewaard, moeten de documenten (papieren of elektronische) op de juiste manier worden genummerd en beschreven. Dit zal helpen om in de toekomst de dossiers te identificeren...

Belangrijke stappen bij het voorbereiden van de inventarisatie van een archief zijn het onderzoek naar de archiefvormer en het opmaken van een archiefschema.

Bij het beschrijven van een archief is het vaak niet mogelijk of wenselijk om tot op stukniveau te gaan: voor archieven van privéarchitecten vormen de projectdossiers vaak het belangrijkste beschrijvingsniveau. Op basis van de lijst projectdossiers kan later de oeuvrelijst van de architect opgesteld worden. Onderzoekers die geïnteresseerd zijn in een specifiek gebouw, vinden dan alle informatie rond dat gebouw terug onder de titel van het project. 

Door archief te beschrijven krijg je een beter inzicht in de structuur en inhoud van het archief. Het creëert een toegang op het archief, zodat beheerders en gebruikers eenvoudiger hun informatie kunnen vinden en interpreteren. Een archiefbeschrijving kan ook een handig hulpmiddel zijn voor het archiefbeheer. Beschrijven is een formeel proces, waarbij men best gebruikt maakt van internationale standaarden en richtlijnen om de interpretatie en uitwisseling van de gegevens te bevorderen. In dit advies bespreken we twee types: Metadataschema's en vocabularies.

De velden van een ISAD(G)-fiche kunnen manueel ingevuld worden in afgedrukte formulieren. Het is uiteraard beter, voor automatische verwerking, om de gegevens ook elektronisch op te slaan, zodat ze machineleesbaar zijn. De meest eenvoudige vorm hiervan is een spreadsheetdocument zoals MS Excel, met kolommen die overeenkomen met de ISAD(G)-velden. (Noot: Naast de essentiële ISAD(G)-velden hoeven niet alle velden van de standaard overgenomen te worden).

Een typisch kenmerk van architectuurarchieven is dat ze uit erg uiteenlopende documenten en objecten bestaan. Het gaat niet enkel om tekstdocumenten zoals brieven, aanbestedingen of formulieren, maar ook om allerlei grafisch materiaal, vaak op groot formaat. Collages en maquettes zijn andere veel voorkomende objecten, die een andere zorg vereisen dan 'klassiek' papieren archief.

Voor de meeste archiefstukken geldt een aantal algemene regels. Te vermijden in archiefbewaarruimtes zijn:

Voor het gros van het archiefmateriaal is het aangewezen om zuurvrij materiaal te gebruiken voor de omslagen en dozen. Op die manier kan de verzuring van het papier worden vertraagd. 

Hieronder vindt u een lijst van leveranciers van conservatie- en restauratiematerialen.

Archiefrekken zijn doorgaans vervaardigd uit metaal. Kasten uit staal die zijn afgewerkt met poedercoating genieten de voorkeur. Dit materiaal is bijzonder stabiel en tast de archiefstukken nagenoeg niet aan. 

Een calamiteitenplan bestaat uit een aantal afspraken, organisatieschema's, instructies of richtlijnen met de bedoeling voorbereid te zijn en gepast te reageren op een noodsituatie. De acties zijn erop gericht om op een snelle en efficiënte manier zoveel mogelijk schade aan archieven en waardevolle stukken te voorkomen.

In de Handleiding Architectuurarchieven. Materiële zorg is een voorbeeldcalamiteitenplan opgenomen.

Tijdens het ontwerpproces legt de architect de verschillende fasen van het ontwerp vast in twee- en driedimensionale documenten en objecten. Het is praktisch en verstandig om deze documenten te ordenen en eventueel te bewaren. Er zijn wettelijke bewaartermijnen van toepassing op het archief van een architect(enbureau), maar daarnaast doet het CVAa ook een aantal aanbevelingen voor bewaren en selecteren van architectuurarchieven.
Meerdere motieven kunnen een rol spelen bij het al dan niet bewaren van archiefdocumenten...

Op woensdag 22 oktober 2014 vond de workshop Geef vorm aan uw archief! plaats op Speakers Corner van de Biënnale Interieur in Kortrijk. Praktische tips van het CVAa voor de bewaring van archief en digitale documenten werden afgewisseld met gesprekken over designerfgoed. De praktische tips kunt u hier nalezen.