• (c) Freepik

Erfgoed en bouwbedrijf / digitale informatie veilig bewaren

Digitale informatie is kwetsbaar. Om deze informatie veilig en duurzaam te bewaren moet ze worden beschermd tegen:

  • ongelukken, bijvoorbeeld per ongeluk deleten, verplaatsen of wijzigen van bestanden, computercrashes, dataverlies bij datamigraties,…)
  • opzettelijk schadelijk gebruik door derden (bv. virussen, hacking…)
  • informatieverlies door inherent fysiek verval van de informatiedragers (zgn. bitrot)

Via enkele maatregelen kun je ervoor zorgen dat digitale documenten veilig worden bewaard:

1. Voorzie een back-up

Zorg ervoor dat alle data systematisch, volledig en beveiligd worden geback-upt volgens geldende best practices. Dit houdt onder meer in dat dataherstel is uitgetest en dat dragers worden gecontroleerd. Back-upmedia moeten op verschillende externe locaties worden bewaard.
Probeer, voor een eenvoudig back-up beleid, zoveel mogelijk informatie op één centrale server of fileshare te bewaren. Het is immers eenvoudiger om back-ups te voorzien voor één server dan voor 100 cd’s of externe harde schijven.

2. Zorg voor beveiliging tegen malware

Zorg ervoor dat iemand binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor antivirus, firewall enz. Zorg ervoor dat deze programma’s altijd up to date zijn.

3. Zorg voor toegangscontrole

Zorg ervoor dat informatie die moet beveiligd worden tegen andere medewerkers, kan worden afgescheiden. Hou alles zo simpel en beheersbaar mogelijk en verzin geen al te complexe toegangsstructuren.

4. Controleer de integriteit van je bestanden aan de hand van checksums

Aan de hand van checksumming kun je wijzigingen in de bitstructuur van bestanden opsporen en op die manier bitrot detecteren. Gewijzigde bestanden kunnen nadien teruggehaald worden uit de backup.

5. Documenteer de IT-configuratie binnen je bedrijf

Het lijkt evident, maar toch komt vaak voor dat bedrijven niet weten welke servers in hun bedrijf operatief zijn, welke data in de cloud staan en dat wachtwoorden niet centraal worden verzameld. In sommige gevallen wordt de documentatie volledig overgelaten aan de IT-leverancier, wat de afhankelijkheid van deze partij verhoogt. Een goede documentatie van de IT-configuratie helpt om ongelukken of onvoorziene omstandigheden bij IT-migraties te voorkomen.

Terug naar digitaal archief.

Terug naar het overzicht voor archief- en informatiemanagement.

Terug naar de hoofdpagina.